Memoriaalboekingen invoeren

Via [Beeld, Kolommen aanpassen] kunt u het invoerscherm inrichten en aangeven welke kolommen u wilt tonen.

Kopregel

Dagboek

Hier verschijnt het dagboeknummer van het geselecteerde memoriaaldagboek.

Omschrijving

Hier staat de omschrijving van het opgegeven dagboeknummer.

Datum/Rapportagedatum

Hier kunt u de datum van het afschrift invullen. Wanneer de instelling 'Boekstuknummer/Rapportagedatum link' in de grootboekinstellingen aangevinkt is, heeft dit veld de naam 'Rapportagedatum'.

Boekstuknummer

Dit is het eerstvolgende beschikbare boekstuknummer van het boekjaar waarbinnen de boeking wordt gemaakt. Dit nummer is gedefinieerd bij het onderhoud van het desbetreffende memoriaal [Systeem, Financieel, Dagboeken, tabblad Nummer]. Het weergegeven boekstuknummer hoort de datum/rapportagedatum die u heeft ingevuld.

Soort transactie

Dit veld heeft u alleen via Kolommen aanpassen en als u E-Fiscale Verslaglegging in uw licentie heeft. Met dit veld kunt u kiezen uit vijf verschillende soorten boekingen, namelijk:

• Normaal: dit is de standaardkeuze en hiermee maakt u normale boekingen aan.
• Fiscaal: met deze optie kunt u fiscale boekingen aanmaken.
• Correctie: met deze optie kunt u correctieboekingen aanmaken.
• Beginsaldo: met de optie kunt u correctieboekingen aanmaken op een beginbalans.

Rekening

Dit is de grootboekrekening die gekoppeld is aan dit memoriaal. U kunt deze tussenrekening veranderen bij de boeking die u nu gaat maken.

Beginsaldo, Eindsaldo

In deze velden wordt het saldo van de gekozen grootboekrekening getoond. Dit betreft het saldo van de grootboekrekening die u bij het veld 'Rekening' in de kopregel van de memoriaalboeking heeft geselecteerd. Wanneer u niet handmatig op de betreffende tussenrekening heeft geboekt zal het saldo altijd 0 zijn. Op de betreffende grootboekkaart kunt u zien hoe het saldo is opgebouwd. Meer informatie over deze tussenrekening kunt u lezen in het document: Het gebruik van de gekoppelde tussenrekening in het memoriaal.

Boekingsregels

De belangrijkste velden worden hieronder besproken. Als er voor een veld een zoekscherm beschikbaar is, kunt u dit weergeven door op F5 te drukken.

Datum

Hier vult u de boekingsdatum in. Er is een verplichte periode-datumcontrole. De datum moet namelijk vallen binnen een van de boekjaren die zijn aangemaakt via [Systeem, Algemeen, Periode-datumtabel]. Ook mag de periode niet zijn afgesloten.

Rapportagedatum

Indien u ook beschikt over de module E-Fiscale verslaglegging , heeft u hier de mogelijkheid om een rapportagedatum te koppelen aan de boeking. Op deze manier kunt u boekingen op rapportage gebied in een andere periode laten presenteren.

Rekening

Kies de grootboekrekening waarop het bedrag in de boekingsregel moet worden geboekt. Mogelijk kunt u bepaalde rekeningen niet kiezen, om een van de volgende redenen:

• De rekening is geblokkeerd of de rekening is een lege rekening of een subtotaalrekening;
• De rekening is de vaste tegenrekening van een bank- of kasboek.

(Deze laatste reden geldt alleen als de instelling 'Unieke grootboekrekening per kas/bankboek' is aangevinkt. U vindt deze instelling in het menu Systeem\Algemeen\Instellingen\Grootboekinstellingen).

Uw referentie

Dit is een extra omschrijving van de boeking. Dit veld wordt automatisch gevuld, maar u kunt de waarde wijzigen. Dit is een verplicht veld.

Omschrijving

Hier kunt u een omschrijving aan de boekingsregel geven.

Naam

Als de betaling verband houdt met een factuur, heeft u een van de verzamelrekeningen van de crediteuren of de debiteuren subadministratie ingevoerd. In dit veld kunt u het nummer of de (gedeeltelijke) naam van een debiteur/crediteur opgeven.

Relatie

In dit scherm wordt het nummer van de relatie (debiteur/crediteur) getoond die u bij het veld 'Naam' heeft geselecteerd.

Medewerker

In dit veld kunt u de gebruiker invoeren die de boeking heeft ingevoerd.

Valuta

Indien u met valuta in uw licentie werkt kunt u hier de valutacode kiezen van het bedrag dat u gaat invoeren.

Koers

Indien u met valuta in uw licentie werkt, staat hier de koers van de door u gekozen valuta ten opzichte van de standaardvaluta van uw administratie.

Onze referentie

Via het veld Onze referentie kunt u aan de boeking een referentie meegeven. Hiermee kunt u door heel het pakket deze boeking snel terugvinden. Ook kunt u de boeking koppelen aan een andere boeking met dezelfde waarde voor Onze referentie. Als u geen referentie invult, wordt het eerst beschikbare nummer voorgesteld uit het nummertraject, die u gegenereerd heeft via [Systeem, Financieel, Nummers]. In specifieke gevallen kunt u ervoor kiezen toch een ander nummer te gebruiken.

Debet / Credit

Voer het bedrag in dat moet worden gecrediteerd/gedebiteerd op de grootboekrekening die in de boekingsregel is gekozen.

Regeltype

Deze kolom is alleen beschikbaar als sprake is van een boeking op een debiteuren- of crediteurenrekening. Dit zijn grootboekrekeningen van het type 'Debiteurenrekening' of 'Crediteurenrekening'. U heeft de volgende mogelijkheden:

• Verkoopfactuur: dit type selecteert u als u een verkoopfactuur invoert.
• Creditfactuur verkoop: dit type selecteert u als u een verkoopcreditfactuur invoert.
• Inkoopfactuur: dit type selecteert u als u een inkoopfactuur invoert.
• Creditfactuur inkoop: dit type selecteert u als u een inkoopcreditfactuur invoert.
• Betaling: dit type selecteert u als u een betaling aan een crediteur invoert.
• Ontvangst: dit type selecteert u als u een ontvangst van een debiteur invoert.
• Stornoboeking: dit type selecteert u als u wilt dat deze boeking als een stornoboeking wordt geregistreerd.
• Overige: dit type selecteert u als alle bovenstaande opties niet van toepassing zijn.

Dit regeltype is van belang voor de verdere afhandeling van deze boeking, bijvoorbeeld als u posten gaat afstemmen. Stel u heeft een openstaande post bij een debiteur. Het regeltype hiervan is 'Verkoopfactuur'. Vervolgens heeft u de ontvangst van deze openstaande post op een andere onze referentie geboekt, maar wel met het regeltype 'Ontvangst'. Bij het afstemmen van de verkoopfactuur en de ontvangst wordt de onze referentie van een boeking van het type 'Ontvangst' overschreven door de onze referentie van het type 'Verkoopfactuur'. Zonder het regeltype zou dit niet mogelijk zijn.

BTW

In dit veld kunt u de BTW-code aangeven die van toepassing is. Vervolgens wordt een nieuwe BTW-regel aangemaakt waarin de BTW wordt geboekt. Wanneer in de bronregel een debiteurnummer is gebruikt, wordt de aan de belastingcode gekoppelde grootboekrekening 'Te betalen BTW' voorgesteld. Als een crediteurnummer is gebruikt, dan wordt de aan de belastingcode gekoppelde grootboekrekening 'Te vorderen BTW' voorgesteld. Deze rekeningen zijn gedefinieerd in het onderhoud BTW-codes.
Als in de bronregel geen relatienummer is gebruikt dan wordt wanneer het subtype van de grootboekrekening Kostenrekening is, de aan de belastingcode gekoppelde grootboekrekening 'Te vorderen BTW' voorgesteld. Bij het subtype Omzetrekening wordt de aan de belastingcode rekening 'Te betalen BTW' voorgesteld. Bij het subtype Neutrale rekening wordt bij een debet bedrag de rekening 'Te vorderen BTW' voorgesteld en bij een creditbedrag de rekening 'Te betalen BTW'.

Kostenpl / Kostendrager

U kunt het regelbedrag boeken op een kostenplaats of een kostendrager.

Aantal

Voer desgewenst een aantal in. Het aantal verschijnt in overzichten, bijvoorbeeld van kostenplaatsen en kostendragers. Het gaat hierbij om het aantal eenheden van een gekozen artikel.

Serienummer

In dit veld kunt u het serienummer van het verkochte artikel opgeven.

Art.code

Hier kunt u een artikelcode koppelen aan de boeking. Hiermee kunt u een financiële boeking verrijken, waardoor u een extra analysemogelijkheid heeft. Dit is te vergelijken met het koppelen van een medewerker, project of kostenplaats. Het is niet mogelijk om een artikelcode in te voeren als u geen logistieke module in de licentie heeft.

Magazijn

In dit veld kunt u het magazijn selecteren waarin het artikel ligt opgeslagen. Dit veld is verplicht, als u een artikelcode heeft ingevoerd.

Projectcode

In dit veld kunt u een projectcode koppelen aan de boeking. Dit veld is alleen beschikbaar als u de module E-Project in uw licentie heeft. In dit veld kunt u alleen actieve projecten selecteren. Deze boeking wordt geregistreerd op uw projectkaart.

Lev.dat

Hier kunt u een leverdatum opgeven voor de boeking. In bepaalde situaties is het wenselijk om naast de datum en rapportagedatum een leverdatum op te kunnen geven. Zo dient in bepaalde landen bijvoorbeeld de BTW-aangifte gebaseerd te zijn op de leverdatum. Daarnaast is het voor bepaalde bedrijven wenselijk om een leverdatum te kunnen opgeven bij boekingen voor het maken van rapportages. Standaard wordt de kolom gevuld met de systeemdatum.

N.B. De knoppen 'Kaart' en 'Onderhouden' zijn contextgevoelig. Dat wil zeggen dat u doorzoomt naar de grootboekkaart of de debiteuren- crediteurenkaart, van de kolom waar u zich in bevindt. Staat de cursor in de kolom 'Grootboekrekening' dan zoomt u door naar de kaart van deze grootboekrekeningen. Hetzelfde geld voor debiteuren crediteuren of artikelen.

Dochteronderneming

Indien u in een intercompany transacties wilt inboeken, zal deze knop verschijnen. Hiermee kunt u een doel administratie selecteren.

Vaste boeking

U kunt een vaste boeking selecteren met de knop vaste boeking.

Termijnen

De knop termijnen is alleen beschikbaar wanneer er een reeds bestaande boeking voor een debiteur of crediteur in het memoriaal wordt geopend. U kunt dan direct de bijbehorende termijn bewerken.

Kaart

Met deze knop opent u de grootboekkaart als u in het veld rekening staat. Wanneer u zich in het veld 'Naam(Relatie)' bevindt word de debiteuren/crediteurenkaart geopend.

Onze referentie

Wanneer u een regel selecteert en vervolgende de optie 'Onze referentie' selecteert, krijgt u de volledige transactie bij deze mutatie te zien. Dat wil zeggen dat u alle mutaties te zien krijgt met dezelfde 'Onze referentie' als de geselecteerde regel.

Uw referentie

Hiervoor geldt hetzelfde als voor 'Onze referentie' echter is hier de transactie gegroepeerd op basis van 'Uw referentie' .

Onderhouden

Met deze knop gaat u naar Rekeningen onderhouden, als u in het veld rekening staat. Wanneer u zich in het veld 'Naam(Relatie)' bevindt word gaat u naar het onderhoud van de debiteuren/crediteuren.

Nieuw: Debiteur

Met deze knop gaat u naar Debiteuren onderhouden waar u een nieuwe debiteur kunt aanmaken.

Nieuw: Crediteur

Met deze knop gaat u naar  Crediteuren onderhouden waar u een nieuwe crediteur kunt aanmaken

Storneren

Met deze knop kunt u de geopende boeking storneren. Er wordt een nieuwe boeking aangemaakt waarbij alle regels van de geopende boeking worden tegengeboekt. De storno boeking wordt altijd aangemaakt op de eerste dag van de volgende periode. Wanneer u een boeking maakt op 15 oktober en u storneert deze, dan wordt de stornoboeking aangemaakt op 1 november.  Indien het dagboek voor de volgende periode is gesloten verschijnt hiervan een melding en wordt de stornoboeking niet aangemaakt. U dient dan eerst het dagboek voor de betreffende periode te openen.

Daarnaast wordt voor de storno boeking altijd het eerstvolgende boekstuknummer voor dat dagboek gebruikt. Het boekstuknummer is afhankelijk van de datum van de boeking. Wanneer originele boeking in periode 12 van het huidige jaar is gemaakt en een boekstuknummer uit het huidige heeft, dan wordt de stornoboeking aangemaakt in periode 1 van het volgende jaar, en krijgt dan ook een boekstuknummer uit het volgende jaar.

Deze functionaliteit is niet van toepassing voor transacties waarbij termijnen worden aangemaakt. Dit zijn boekingen op debiteuren-,  crediteuren-, of bankrekeningen, en boeking waarbij BTW van toepassing is. Bij het storneren van dergelijke boekingen verschijnt de melding: "Transactie genereert termijnen: Storneren niet toegestaan".

Bij het bewerken van een bestaande boeking dient u de cursor in de boekingsregel te plaatsen alvorens deze knop actief wordt.

Afletteren

Hiermee kunt u een post meteen afletteren. Er zal geprobeerd worden de factuur af te stemmen met een betaling/ontvangst.

Bewerken

Met deze knop kunt u een eerder ingevoerde boeking wijzigen. Let op: het is niet mogelijk om automatisch aangemaakte afschrijvingsmutaties te bewerken, omdat de aansluiting van de activagegevens met de financiële mutaties in gevaar zou komen. Daarnaast is het niet mogelijk om mutaties te bewerken die afkomstig zijn uit de factuur, order, inkoop, voorraad, productie, service, POS of XML logistiek modules. Bij het bewerken van een mutatie wordt alleen de financiële mutatie bewerkt en niet de factuur, levering etc. waaruit deze mutatie voortkomt. Om een correcte aansluiting te houden tussen de financiële module en de andere modules is het niet mogelijk om deze mutaties te bewerken. In bepaalde situaties is het niet mogelijk om de boeking te bewerken en is deze knop niet actief. Links onder in het scherm van de boeking kunt u zien waarom u de boeking niet mag bewerken.

Nieuw

Als u een boeking heeft afgerond, kunt u deze knop gebruiken om de boeking af te sluiten en direct een nieuwe boeking te maken.

Sluiten

Als u een boeking heeft afgerond, kunt u deze knop gebruiken om de boeking af te sluiten en terug te keren naar het scherm met uw dagboeken.